La gestione documentale rappresenta una voce di costo spesso sottovalutata dalle aziende. La questione non riguarda tanto i singoli strumenti utilizzati quanto piuttosto la permanenza di modalità di lavoro ormai superate, caratterizzate da processi frammentati, alto tasso di attività manuali e organizzazione poco razionale di documenti e dispositivi.
Si tratta dunque di qualcosa da contestualizzare nella cultura aziendale, anche perché i costi che ne derivano non sono sempre immediatamente visibili nei bilanci, ma incidono sull’operatività quotidiana e sull’impiego delle risorse.
Esiste però una soluzione: affidarsi a un approccio strutturato come quello che vede al centro i Managed Document Services proposti da Kyocera Document Solutions, che partono dall’analisi dell’ambiente documentale esistente per individuare inefficienze e opportunità di ottimizzazione. Il risultato è un’efficienza di alto profilo, possibile grazie al contenimento degli sprechi.
In questo articolo analizziamo dove si nascondono i costi correlati a una gestione documentale non propriamente valida e come intervenire.
I 3 costi impercettibili correlati a una gestione documentale “vecchio stampo”
Ma cos’è la gestione documentale? Comprende l’intero ciclo di vita delle informazioni aziendali: produzione, condivisione, archiviazione, accesso e conservazione.
Quando queste attività vengono portate avanti attraverso procedure poco strutturate, i costi tendono a emergere soprattutto in maniera indiretta. Ecco le principali criticità nascoste di un approccio non più attuale.
Quando la manualità produce lentezza
Ci sono procedimenti che, nella gestione documentale, non necessitano di un intervento manuale.
Quando questo avviene, cosa che accade ad esempio nella ricerca manuale dei documenti, nelle richieste ai colleghi, nelle attese per firme e approvazioni, nell’inserimento di dati che possono essere aggiornati automaticamente, la conseguenza è sottrarre tempo alle attività di maggior valore.
Il costo più immediato diventa quindi quello legato alla perdita di produttività.
Una gestione frammentata delle procedure, anche di archiviazione
Nel momento in cui i documenti risultano distribuiti tra cartelle, e-mail, archivi fisici e sistemi differenti è facile incorrere in duplicazioni, versioni non aggiornate e difficoltà nel reperire le informazioni corrette. Una gestione frammentata aumenta inoltre la possibilità di incorrere di errori operativi e di un rallentamento della collaborazione tra i reparti.
Il rischio dell’assenza di conformità normativa
I rischi di una gestione documentale poco fluida e ordinata sono correlati al presentarsi di diversi criticità, non solo di natura prettamente operativa, ma anche di aderenza alle norme in vigore. Inutile dire che ciò espone l’azienda a sanzioni onerose.
Ottimizzare la gestione documentale: un’opportunità concreta per le imprese
Per superare le criticità analizzate in precedenza occorre innanzitutto comprendere come vengono realmente predisposti i documenti e le informazioni all’interno dell’azienda.
È proprio da un’analisi dell’ambiente esistente che partono i Managed Document Services, così da individuare inefficienze e possibili margini di miglioramento. L’intervento può quindi interessare diversi aspetti, ovvero:
- analisi di infrastruttura, dispositivi e flussi documentali;
- razionalizzazione dei processi, eliminando attività ridondanti e passaggi poco efficienti;
- ottimizzazione delle risorse esistenti, evitando investimenti non necessari;
- monitoraggio delle prestazioni, così da verificare i risultati e intervenire nel tempo.
Una gestione dei documenti in linea con gli standard della digital transformation può così trasformarsi in un’opportunità concreta per migliorare produttività e organizzazione aziendale.
